Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Mehr.Wert Gruppe GmbH
E-Mail: office@online-mehrwert.at

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt)
• Firmendaten: Firmenname, Rechtsform, Adresse, UID-Nummer
• Belege: Hochgeladene Dateien (PDF, Bilder), OCR-Ergebnisse, Metadaten
• Transaktionen: Importierte Kontoauszugsdaten, Zahlungsquellen
• Zahlungsdaten: Abrechnungsinformationen via Stripe (keine Kartendaten bei uns gespeichert)
• Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browser-Typ, Zeitstempel von Aktionen (für Sicherheit und Support)

3. Zweck der Verarbeitung

• Bereitstellung der Software (Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Abrechnung und Zahlungsabwicklung (Vertragserfüllung)
• E-Mail-Benachrichtigungen zu Supporttickets, Abonnement und Belegeingang (Vertragserfüllung)
• Sicherheit und Betrugsvorbeugung (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Einhaltung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

4. Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein, mit denen Datenverarbeitungsverträge (DPA) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen wurden:

SCC = EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO

Belege können an eine firmenbezogene Beleg-Adresse gesendet werden – von Nutzern oder direkt von Dritten wie Lieferanten. Gespeichert werden die Anhänge; der Text einer E-Mail wird nur dann als PDF-Beleg gespeichert, wenn die E-Mail keinen Anhang hat und der Text als Rechnung erkannt wird (z. B. eine Quittung, die nur im Mail-Text steht). Alle übrigen E-Mail-Texte werden nach der Verarbeitung nicht aufbewahrt. Gespeichert werden außerdem Absenderadresse, Zeitpunkt und Verarbeitungsergebnis, um Doppelverarbeitungen zu verhindern.

Der WhatsApp-Belegeingang ist optional und standardmäßig deaktiviert. Er wird erst wirksam, wenn der Mandant ihn aktiviert und Mobiltelefonnummern hinterlegt. Die Anbindung erfolgt über die offizielle WhatsApp Business API; Nachrichteninhalte werden über den aktivierten Local Storage Deutschland in Frankfurt gespeichert. Verkehrsdaten (Rufnummer, Zeitstempel, Zustellinformationen) werden systembedingt von Meta verarbeitet, mit möglicher Übermittlung in die USA auf Basis der Standardvertragsklauseln. Alternativ stehen Belegupload, Weiterleitung an eine Belegadresse und die Anbindung des eigenen Postfachs per IMAP zur Verfügung.

Bei der Registrierung willigt der Nutzer ein, per WhatsApp und E-Mail Nachrichten zu erhalten, die beim Einrichten und bei der Nutzung des Belegmanagers helfen (Begrüßung, Einladungen zu den gemeinsamen Einrichtungs-Terminen, Hinweise für den Start). Dafür werden Vorname, Nachname, Mobiltelefonnummer und E-Mail-Adresse an Superchat übermittelt und dort als Kontakt gespeichert; gesendet wird über die WhatsApp Business API wie oben beschrieben. Werbung wird auf diesem Weg nicht versandt. Die Einwilligung kann jederzeit mit einer kurzen Nachricht an uns (per WhatsApp oder an office@online-mehrwert.at) widerrufen werden; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

5. Speicherdauer

Daten werden so lange gespeichert, wie das Nutzungsverhältnis besteht. Nach Kündigung des Abonnements werden alle Daten nach einer Übergangsfrist von 60 Tagenunwiderruflich gelöscht. Zuvor erhält der Nutzer eine Erinnerungs-E-Mail mit einem Link zur Export-Funktion.

Der Anbieter stellt eine Export-Funktion (ZIP-Archiv mit Belegen und CSV-Datei) bereit, um die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht zu erleichtern. Der Nutzer ist selbst dafür verantwortlich, die exportierten Daten sicher und dauerhaft zu archivieren – insbesondere vor einer Kündigung des Abonnements. Der Anbieter ist nicht für die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z. B. gemäß § 132 BAO, UGB) verantwortlich.

Abrechnungsdaten (Rechnungen, Zahlungshistorie) werden gemäß steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten länger gespeichert.

6. Datensicherheit

Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS) und in einem ISO 27001 sowie SOC 2 Type II zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt (Deutschland) gespeichert. Der Zugriff auf Daten ist durch Row-Level Security auf Datenbankebene mandantenweise isoliert.

7. Ihre Rechte

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über gespeicherte Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an office@online-mehrwert.at. Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einzulegen:

Österreichische Datenschutzbehörde · Barichgasse 40-42 · 1030 Wien · www.dsb.gv.at

8. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz:
Mehr.Wert Gruppe GmbH
E-Mail: office@online-mehrwert.at