Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Mehr.Wert Gruppe GmbH
E-Mail: office@online-mehrwert.at

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt)
• Firmendaten: Firmenname, Rechtsform, Adresse, UID-Nummer
• Belege: Hochgeladene Dateien (PDF, Bilder), OCR-Ergebnisse, Metadaten
• Transaktionen: Importierte Kontoauszugsdaten, Zahlungsquellen
• Zahlungsdaten: Abrechnungsinformationen via Stripe (keine Kartendaten bei uns gespeichert)
• Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browser-Typ, Zeitstempel von Aktionen (für Sicherheit und Support)
• Hilfe-Assistent: Fragen an den Hilfe-Assistenten in der App, seine Antworten, die Seite, auf der gefragt wurde, und eine freiwillige Bewertung der Antwort

3. Zweck der Verarbeitung

• Bereitstellung der Software (Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Abrechnung und Zahlungsabwicklung (Vertragserfüllung)
• E-Mail-Benachrichtigungen zu Supporttickets, Abonnement und Belegeingang (Vertragserfüllung)
• Aus gelösten Supportanfragen leiten wir verallgemeinerte Hilfetexte ohne Namen und ohne Kundendaten ab, damit wiederkehrende Fragen schneller beantwortet werden (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Kundenbetreuung und Vertrieb: Kundenverwaltung, Telefonate, Informationen zum Belegmanager (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Newsletter nur mit Einwilligung)
• Beantwortung von Fragen durch den Hilfe-Assistenten (Vertragserfüllung); Auswertung unbeantworteter und schlecht bewerteter Fragen, um Hilfe-Center und Support zu verbessern (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Sicherheit und Betrugsvorbeugung (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Einhaltung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

4. Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein, mit denen Datenverarbeitungsverträge (DPA) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen wurden:

SCC = EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO · DPF = EU-US-Datenschutzrahmen

Für die Daten, die Kunden in den Belegmanager einbringen – insbesondere Belege und Zahlungsdaten –, sind wir Auftragsverarbeiter unserer Kunden. Dafür gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV); er nennt auch alle dafür eingesetzten Unterauftragsverarbeiter.

Der optionale automatische Abruf von Kontoumsätzen erfolgt über die BANKSapi Technology GmbH (München) als zugelassenen Kontoinformationsdienst. Die Zustimmung zum Abruf erteilt der Kunde gegenüber seiner Bank selbst; BANKSapi handelt dabei in eigener Verantwortung.

Belege können an eine firmenbezogene Beleg-Adresse gesendet werden – von Nutzern oder direkt von Dritten wie Lieferanten. Gespeichert werden die Anhänge; der Text einer E-Mail wird nur dann als PDF-Beleg gespeichert, wenn die E-Mail keinen Anhang hat und der Text als Rechnung erkannt wird (z. B. eine Quittung, die nur im Mail-Text steht). Alle übrigen E-Mail-Texte werden nach der Verarbeitung nicht aufbewahrt. Gespeichert werden außerdem Absenderadresse, Zeitpunkt und Verarbeitungsergebnis, um Doppelverarbeitungen zu verhindern.

Der WhatsApp-Belegeingang ist optional und standardmäßig deaktiviert. Er wird erst wirksam, wenn der Mandant ihn aktiviert und Mobiltelefonnummern hinterlegt. Die Anbindung erfolgt über die offizielle WhatsApp Business API; Nachrichteninhalte werden über den aktivierten Local Storage Deutschland in Frankfurt gespeichert. Verkehrsdaten (Rufnummer, Zeitstempel, Zustellinformationen) werden systembedingt von Meta verarbeitet, mit möglicher Übermittlung in die USA auf Basis der Standardvertragsklauseln. Alternativ stehen Belegupload, Weiterleitung an eine Belegadresse und die Anbindung des eigenen Postfachs per IMAP zur Verfügung.

Beim ersten Öffnen der App kann der Nutzer freiwillig einwilligen, per WhatsApp und E-Mail Nachrichten zu erhalten, die beim Einrichten und bei der Nutzung des Belegmanagers helfen (Begrüßung, Einladungen zu den gemeinsamen Einrichtungs-Terminen, Hinweise für den Start sowie ein Hinweis, bevor die Testphase endet). Dafür werden Vorname, Nachname, Mobiltelefonnummer und E-Mail-Adresse an Superchat übermittelt und dort als Kontakt gespeichert; gesendet wird über die WhatsApp Business API wie oben beschrieben. Werbung wird auf diesem Weg nicht versandt. Die Einwilligung kann jederzeit mit einer kurzen Nachricht an uns (per WhatsApp oder an office@online-mehrwert.at) widerrufen werden; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Werbemessung bei der Registrierung. Wenn Sie über eine Online-Anzeige, etwa auf Facebook oder Instagram, zu uns kommen, enthält der Link Kennungen dieser Anzeige (Kampagne, Anzeigengruppe, Anzeige). Diese Angaben speichern wir bei Ihrer Registrierung zu Ihrem Benutzerkonto. So werten wir aus, welche Werbung zu Registrierungen und Vertragsabschlüssen führt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer wirtschaftlichen Steuerung unserer Werbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dafür setzen wir kein Cookie; an Meta übermitteln wir diese Angaben nicht. Haben Sie auf www.belegmanager.at in Marketing-Cookies eingewilligt, übernehmen wir zusätzlich die dort gespeicherten Werte einschließlich der Klick-Kennung von Meta (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); was wir mit Ihrer Einwilligung an Meta melden, beschreibt der folgende Absatz. Die Angaben werden gelöscht, sobald Ihr Benutzerkonto gelöscht wird. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen, per E-Mail an office@online-mehrwert.at.

Erfolgsmessung von Werbeanzeigen (Meta Conversions API). Wenn Sie bei der Registrierung eingewilligt haben (Checkbox oder Marketing-Cookies auf www.belegmanager.at), melden wir beim Start Ihrer Testphase an Meta Platforms Ireland Ltd., dass eine Registrierung stattgefunden hat. Übermittelt werden Ihre E-Mail-Adresse und eine Kundenkennung, beide nur als nicht umkehrbarer Hashwert, außerdem IP-Adresse, Browserkennung und, falls vorhanden, die Meta-Cookies _fbp/_fbc. Meta ordnet die Registrierung damit einer Werbeanzeige zu; eine Übermittlung in die USA ist möglich (Standardvertragsklauseln). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit unter Einstellungen → Rechtliches oder per E-Mail an office@online-mehrwert.at widerrufen; danach übermitteln wir nichts mehr.

5. Speicherdauer

Daten werden so lange gespeichert, wie das Nutzungsverhältnis besteht. Nach Kündigung des Abonnements werden alle Daten nach einer Übergangsfrist von 60 Tagenunwiderruflich gelöscht. Zuvor erhält der Nutzer eine Erinnerungs-E-Mail mit einem Link zur Export-Funktion.

Der Anbieter stellt eine Export-Funktion (ZIP-Archiv mit Belegen und CSV-Datei) bereit, um die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht zu erleichtern. Der Nutzer ist selbst dafür verantwortlich, die exportierten Daten sicher und dauerhaft zu archivieren – insbesondere vor einer Kündigung des Abonnements. Der Anbieter ist nicht für die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z. B. gemäß § 132 BAO, UGB) verantwortlich.

Abrechnungsdaten (Rechnungen, Zahlungshistorie) werden gemäß steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten länger gespeichert.

Fragen an den Hilfe-Assistenten werden samt Antwort und Bewertung 12 Monate gespeichert und danach automatisch gelöscht, bei Löschung des Kontos früher. Einsehen können sie nur Mitarbeiter unseres Supports. Bitte geben Sie in Fragen an den Assistenten keine Passwörter oder Zugangsdaten ein.

6. Datensicherheit

Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS) und in einem ISO 27001 sowie SOC 2 Type II zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt (Deutschland) gespeichert. Der Zugriff auf Daten ist durch Row-Level Security auf Datenbankebene mandantenweise isoliert.

7. Ihre Rechte

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über gespeicherte Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an office@online-mehrwert.at. Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einzulegen:

Österreichische Datenschutzbehörde · Barichgasse 40-42 · 1030 Wien · www.dsb.gv.at

8. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz:
Mehr.Wert Gruppe GmbH
E-Mail: office@online-mehrwert.at