Belegmanagerby Mehr.Wert Gruppe GmbH

Information für Steuerberatungen zu belegmanager.at

Ihr Mandant bereitet die Buchhaltung mit dem Belegmanager vor.

Das bekommen Sie monatlich als Steuerkanzlei von Ihren Mandanten.

15-Minuten-Demo für Steuerberater vereinbarenInfoblatt und Muster als PDF

Das Wichtigste vorweg

Für Ihre Kanzlei ändert sich wenig – und nur zum Besseren

Einmal im Monat vollständig

Jeder Beleg als PDF mit sprechendem Dateinamen, dazu die Kontoumsätze als CAMT.053. Ihr Mandant stößt das Paket selbst an – es geht nichts automatisch hinaus.

Sie buchen weiter wie gewohnt

In Ihrem System und mit Ihrem Kontenplan. Der Belegmanager kontiert nicht und greift auf keine Ihrer Anwendungen zu.

Keine Kosten, kein Zugang

Für Ihre Kanzlei entstehen keine Kosten, es braucht keinen Zugang und keine Installation.

Beim Mandanten

Was Ihr Mandant im Laufe des Monats vorbereitet

  • Belege laufend erfassen:
    fotografiert, DSGVO-konform per WhatsApp, automatisch aus dem E-Mail-Postfach oder manuell hochgeladen.
  • Belegdaten auslesen und prüfen:
    Datum, Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge und Steuersätze.
  • Kontoumsätze abrufen:
    über die integrierte Bankschnittstelle, alternativ als CSV-Datei.
  • Zahlung und Beleg zusammenführen:
    automatisch über Rechnungsnummer, IBAN, Betrag und Datum.
  • Monat abschließen:
    Vollständigkeit prüfen, fehlende Belege nachreichen, Anmerkungen für Sie hinterlassen.
  • Paket an Sie übergeben:
    als ZIP-Datei oder direkt per E-Mail an Ihre Kanzlei.

Was Sie bekommen

Ein ZIP-Paket je Monat

Die Struktur ist jeden Monat gleich. Einzelne Dateien liegen nur bei, wenn es dafür Inhalt gibt.

Auch direkt per E-Mail an Ihre Kanzlei

Ihr Mandant kann das Monatspaket aus dem Belegmanager an Ihre Kanzlei-Adresse senden. Sie erhalten eine E-Mail mit Download-Link, 14 Tage gültig.

Zum Herunterladen geht ein Bestätigungscode an Ihre Adresse – ein weitergeleiteter Link nützt Dritten also nichts.

00_ZUERST_LESEN_Steuerberatung.pdf

Wegbeschreibung, Kennzahlen und Kontrollsummen des Monats, Dateiverzeichnis.

immer

belege/<Belegart>/

Jeder Beleg als PDF, benannt „TT.MM.JJJJ - Lieferant - Rechnungsnummer.pdf“. Gegliedert nach Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Gutschriften usw.

immer

kontoauszug_CAMT_JJJJ_MM_<Konto>.xml

Kontoumsätze des Monats im Bankformat CAMT.053, je Konto eine Datei. Mit der Rechnungsnummer des zugeordneten Belegs im Verwendungszweck.

bei angebundenem Bankkonto

buchungsuebergabe_JJJJ_MM_<Firma>_BMD.csv

Buchungsdatei als Vorerfassung – bewusst ohne Konto und Gegenkonto.

immer, optional zu nutzen

detail_uebersicht_JJJJ_MM_<Firma>.xlsx

Alle Buchungen mit Beleg, Status und Kommentaren zum Nachschlagen.

immer

Kategorien_JJJJ_MM_<Firma>.csv

Belegsummen je Kategorie, die Ihr Mandant vergeben hat.

wenn Belege mit Beträgen vorliegen

periodenbelege/

Barbelege, Nullbelege, Kassatagesprotokolle und Terminal-Tagesabschlüsse – getrennt von den laufenden Belegen.

wenn vorhanden

auszuege/

Monatsauszüge der Zahlungsquellen als PDF.

wenn vorhanden

JJJJ_MM_Anmerkungen.pdf

Anmerkungen Ihres Mandanten zu Belegen und Buchungen, gesammelt an einer Stelle.

wenn vorhanden

VERMERKE.txt

Skonto und sonstige Abzüge zwischen Rechnungs- und Zahlbetrag.

wenn vorhanden

weitere Dokumente/

Zusätzliche Unterlagen, die Ihr Mandant dem Monat beilegt.

wenn beigelegt

RZL/

Zusätzliche Dateien für RZL-Kanzleien – siehe Anleitung für RZL.

wenn für RZL zugeschaltet

Periodenzuordnung nach Buchführungsart: Bei doppelter Buchführung liegt der Beleg im Paket seines Rechnungsmonats und die Zahlung im Paket des Zahlungsmonats.
Bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnung liegt beides im Monat der Zahlung.

So arbeiten Sie damit

Drei Wege – Sie entscheiden

Die Wege beschreiben dieselben Geschäftsfälle. Bitte nur einen davon verbuchen.

AEmpfohlen

Belege und Kontoumsätze einlesen

Wie gewohnt buchen: Ihre Software macht das Matching, Ihre Lieferantenvorlagen greifen wie bisher. Für die meisten Kanzleien der schnellste Weg.

B

Beleg-PDFs ins Belegarchiv

Nur die PDFs in Ihr Belegarchiv bzw. Ihren Scanordner übernehmen. Die Benennung ist jeden Monat gleich.

COptional

Buchungsdatei importieren

Als Vorerfassung, ohne Kontierung – jede Zeile wäre noch zu kontieren. Deshalb meist aufwendiger als Weg A.

Schritt für Schritt: Anleitung für BMD · Anleitung für RZL

Für Kanzleien mit BMD NTCS

Anleitung für BMD

BMD arbeitet bei doppelter Buchführung und Einnahmen-Ausgaben-Rechnung unterschiedlich. Das Paket ist für beide dasselbe. Menübezeichnungen können je NTCS-Version leicht abweichen.

Weg A – Doppelte Buchführung

Empfohlen

Einmalig

  1. 1In der Bankauszugsverbuchung die Stammdaten der Bankverbindung des Mandanten einrichten.

Jeden Monat

  1. 1Eingangs- und Ausgangsrechnungen aus belege/ wie gewohnt in der Maske „Buchen“ buchen.
  2. 2Bankauszugsverbuchung › Neu erstellen/einlesen und die CAMT-Datei einlesen.

Zahlungen betreffen oft Rechnungen aus Vormonaten – deren PDFs liegen im Paket ihres Rechnungsmonats.

Weg A – Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Empfohlen

Einmalig

  1. 1In der Bankauszugsverbuchung die Stammdaten der Bankverbindung einrichten.
  2. 2In der Databox im Kundennavigator unter Finanzbuchhaltung je einen Ordner „ER“ und „AR“ anlegen.
  3. 3In den Parametern die OCR-Kennung beim Ablegen automatisch laufen lassen – am einfachsten mit der BMD-Hotline.

Jeden Monat

  1. 1PDFs aus belege/Eingangsrechnungen/ in „ER“ ziehen, aus belege/Ausgangsrechnungen/ in „AR“. Sie stehen danach in der Vorerfassung.
  2. 2CAMT-Datei in der Bankauszugsverbuchung einlesen.

Im ersten Monat, in beiden Abläufen: je Zeile einmal die Regelerfassung durchführen.
BMD merkt sich die Zuordnung über Textkonstanten und die IBAN des Auftraggebers. Ab dem zweiten Monat greifen die Regeln – der erste Monat macht mehr Arbeit, jeder weitere deutlich weniger.

Weg B – Belegarchiv

Bei E/A-Rechnern ist das Teil von Weg A (Databox mit OCR-Kennung). Bilanzierer buchen die Belege in „Buchen“.

Weg C – Buchungsdatei

Optional

buchungsuebergabe_…_BMD.csv über Buchen › Import Buchungen bzw. Buchen › Vorerfassung Buchungen importieren.

Semikolon, Dezimalkomma, UTF-8 mit BOM. Ohne Konten – jede Zeile ist danach zu kontieren.

Für Kanzleien mit RZL

Anleitung für RZL

Belege und Kontoumsätze liegen in jedem Paket. Zusätzlich kann Ihr Mandant einen Ordner RZL/ mit weiteren Dateien mitschicken.

Weg A – Belege und Kontoumsätze

Empfohlen

Jeden Monat

  1. 1Die CAMT-Datei wie gewohnt als Bankumsatz einlesen.
  2. 2Die Belege aus belege/ dazunehmen – direkt oder über den Scanordner (Weg B).

Weg B – Scanordner oder Klientenportal

Jeden Monat

  1. 1Die PDFs aus belege/ in den RZL-Scanordner kopieren oder ins Klientenportal hochladen.

Schneller mit dem XML-Belegdatenimport – siehe unten.

Zusätzliche Dateien für RZL, die Ihr Mandant mitschicken kann

Ihr Mandant schaltet den RZL-Export in seinen Einstellungen zu und wählt beim Export die Formate, die Sie brauchen. Enthalten sind nur Belege (Eingangs- und Ausgangsrechnungen) – keine Zahlungszeilen, keine Kontierung.

XML-Belegdatenimport

RZL/Belegdatenimport/ – je Beleg die PDF und eine gleichnamige .pdf.xml mit vorbefüllten Belegdaten nach RZL-XSD. Die Belegerkennung entfällt.

Import

  1. 1Dateien in den RZL-Scanordner legen, oder:
  2. 2BELEGE › Extras › „Belege mit XML importieren“ › Verzeichnis wählen › „Prüfen und Importieren“.

Voraussetzung: lizenziertes Zusatzmodul „RZL XML Belegdatenimport Schnittstelle“.

FIBU Next – unvollständige Buchungen

RZL/EUROBU_FIBUNEXT.csv – Buchungszeilen im Format „FIBU Next – unvollständige Buchungen“. ANSI (Windows-1252), Semikolon, Datum TTMMJJJJ.

Import

  1. 1FIBU Next › Datenimport/-export › RZL Format › Buchungen einzeilig.

Ohne Konten – der Stapel ist danach zu kontieren. Zuordnung zum PDF über die Fremdbelegnummer; die Belegnummer bleibt für Ihren Belegkreis frei.

ebInterface für Ausgangsrechnungen

RZL/ebInterface/ – je Ausgangsrechnung eine XML-Rechnung (ebInterface 4.3), erzeugt aus den Belegdaten.

Import

  1. 1Über den RZL-Scanordner oder das Klientenportal.

Die Empfänger-UID ist nicht immer bekannt – bitte vor produktiver Nutzung prüfen.

Scanordner

Die Beleg-PDFs liegen ohnehin unter belege/ und können direkt in den RZL-Scanordner kopiert oder im Klientenportal hochgeladen werden.

Entspricht Weg B.

Nicht für RZL gedacht: die Datei buchungsuebergabe_…_BMD.csv.
RZL erwartet das FIBU-Next-Format. Für RZL sind Weg A oder B ohnehin der kürzere Weg.

Sie arbeiten mit einer anderen Kanzleisoftware? CAMT.053 und PDF-Belege lassen sich in jedem gängigen System einlesen – Weg A und B gelten sinngemäß.

Für Ihre Kanzlei

Was Sie davon haben – und was der Belegmanager nicht tut

Was sich für Sie verbessert

  • Alle Unterlagen kommen gesammelt und auf einem einzigen Weg.
  • Jeder Beleg ist einheitlich benannt und nach Belegart geordnet.
  • Fehlende Belege klärt Ihr Mandant vor dem Monatsabschluss – das spart Rückfragen.
  • Die Rechnungsnummer im CAMT-Verwendungszweck ist ein zusätzlicher Anker für Ihr Matching.
  • Kontrollsummen im Übergabedokument erleichtern den Abgleich nach dem Import.

Was der Belegmanager nicht tut

  • Er kontiert nicht und bucht nicht.
  • Keine UVA, kein Jahresabschluss, keine Steuererklärung.
  • Er ersetzt keine Kanzleisoftware und braucht keine Schnittstelle zu Ihrer.
  • Konto, Steuersatz, Abzugsfähigkeit und Periode entscheiden Sie.

Kurz: die Vorstufe zu Ihrer Arbeit – die Ihre Mandanten maximal entlastet.

Partnerschaft für SteuerberaterSie möchten mehrere Mandanten mit dem Belegmanager betreuen? Hier finden Sie unser Angebot für Kanzleien.Mehr erfahren

Ablage, Datenschutz, Rückfragen

Wo die Daten liegen

Server in der EU (Frankfurt), auch die Texterkennung läuft in der EU.
Mit dem Mandanten besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Belege bleiben unverändert: Ein Foto wird zur Ablage in ein PDF eingebettet, ohne das Bild zu verändern – urschriftgetreu im Sinne des § 132 Abs. 2 BAO.

Aufbewahrungspflichtig bleibt der Mandant.
Brauchen Sie etwas anders – Format, Benennung, Umfang? Ein Anruf genügt.

Wer dahinter steht

Entwickelt und betreut in Niederösterreich

Hinter belegmanager.at steht die Mehr.Wert Gruppe GmbH aus Wiener Neustadt. Entwicklung, Buchhaltungs-Know-how und Kundenbetreuung sitzen im selben Team – Sie sprechen mit den Menschen, die die Software bauen.

Das Team der Mehr.Wert Gruppe: Patrick Kindlmayr, Markus Hubinger, Stefanie Hubinger und Melanie Labitsch

Mehr.Wert Gruppe GmbH · Anny Wödl Gasse 3 · 2700 Wiener Neustadt

Zum Weitergeben

Unterlagen zum Herunterladen

Der Inhalt dieser Seite zum Ablegen oder Weiterleiten – und ein echtes Übergabedokument mit Beispieldaten.

Infoblatt für die SteuerberatungDas Wichtigste auf einer A4-Seite: was Sie bekommen, die drei Wege, Abgrenzung und Datenschutz.PDF · 1 SeiteMuster-ÜbergabedokumentDas Dokument aus jedem Monatspaket – mit erfundenen Beispieldaten, BMD-Anleitung und RZL-Abschnitt.PDF · 5 Seiten · Beispieldaten

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In 15 Minuten zeigen wir Ihnen ein echtes Monatspaket und den Import in Ihre Kanzleisoftware – und beantworten Ihre Fragen direkt.

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Oder direkt: Ing. Patrick Kindlmayr · office@online-mehrwert.at